U vremenu u kome su informatičke tehnologije presudne za realizaciju poslovnih ciljeva, kompanije od IT dobavljača očekuju da ima jasan plan razvoja i primene sofverskih rešenja. S obzirom na sve veću konkurentnost na domaćem tržištu i brze promene, zahtevi za projektovanjem postaju sve složeniji. Istovremeno, uspeh primene direktno zavisi od odlučnosti u prihvatanju inovacija, primene naprednih tehnologija kao i neophodnog nivoa znanja i veština. Standardna ponuda softvera najčešće podrazumeva rešenja za konkretne potrebe, kao što su računovodstvo, proizvodnja, dizajn, marketing i sl. ali i dalje imamo problem upravljanja najvažnijim poslovnim zadacima počev od organizacije vremena i resursa do kreiranja zadataka, upravljanja dokumentacijom i kontrole realizacije procesa. Iako na prvi pogled sve prethodno navedeno može da deluje kao već uređen i proveren proces, svakodnevno se susrećemo sa problemima pretrage dokumentacije, alokacije resursa, automatizacije poslovnih procesa ili dostupnosti podataka.
Na osnovama višegodišnjeg poslovnog iskustva na domaćem IT tržištu, kompanije Extreme se susreće sa zahtevima klijenata koji su osetljivi po svojoj prirodi jer se odnose na informacije i podatke na kojima se zasniva poslovanje. Rezultat kontinuiranog i planiranog rada na organizaciji poslovanja kroz implementacije različitih rešenja jeste “najbolja poslovna praksa”, odnosno provereni načini za realizaciju aktivnosti i uspešnu primenu tehnologije.
Na osnovu iskustva, napravljeno je IT rešenje koje podržava sve standardne poslovne procese – eKancelarija. Implementacijom se uspostavlja napredni sistem kolaboracije u okviru kojih su potrebna znanja, iskustva i ciljevi dostupni svim zaposlenima u cilju uspešne realizacije planiranih aktivnosti i dodeljenih radnih zadataka. Prevashodna namena E-Kancelarije jeste da tradicionalni način kancelarijskog rada unapredi uvođenjem IT rešenja gde zaposleni dobijaju moderan, proaktivan alat za centralizaciju i organizaciju podataka, koji pre svega velikom uštedom vremena i boljom organizacijom posla povećava efikasnost i efektivnost i dovodi do brzog povrata investicija. Kreirano na proverenoj Microsoft Share Point platformi, obezbeđuje se potreban okvir za dalji razvoj i unapređenje postojećih funkcionalnosti ali i namenskog razvoja za potrebe korisnika.
eKancelarija je dostupna u svako vreme, na svakom mestu i na način koji odgovara krajnjem korisniku jer prilikom incijalne instalacije i osnovnih podešavanja portalu je moguće pristupiti kako sa desktop i laptop računara, tako i sa mobilnih uređaja najnovije generacije. eKancelarija se može implementirati kao rešenje u okviru postojeće mrežne i hardverske infrastrukture uz nabavku odgovarajućih licenci i obezbeđivanje minimalnih hardverskih zahteva, ali može biti i deo hosting rešenja čime se smanjuju početni troškovi ulaganja i angažovanje lica na poslovima tehničkog održavanja.
Slika 1: Početna strana
Sa tehničke strane, celokupna platforma zasnovana je na Microsoft .NET Framework, ASP.NET, kao i Internet Information Services (IIS) serveru. Kao baza podataka instalira se Microsoft SQL koji se može instalirati i na drugom serveru koji nema instaliran Share Point, ali je bitno napomenuti da serverske instalacije moraju da budu 64-bit verzije.
Slika 2: Putni nalog
Funkcionalnosti koje čine paket ponudu obuhvataju module za unapređenje najčešćih poslovnih zahteva koji se svakodnevno realizuju u većini kompanija, a odnose se na:
- Upravljanje dokumentacijom (evidentiranje, arhiviranje, pretraga i odobravanje)
- Upravljanje zajedničkim resursima (organizacija i praćenje raspoloživosti ljudskih i materijalnih resursa)
- Automatizacija poslovnih procesa (predefinisani procesi za automatsku realizaciju aktivnosti)
- Evidencija menica (hronološki pregled uz automatsko obaveštavanje o dospeću menice)
- Elektronski delovodnik (elektronska evidencija zavedene dokumentacije)
- Putni nalozi (elektronsko podnošenje zahteva, proces odobravanja, generisanja putnog naloga i obrade troškova)
- Evidencija odsustva (zajednički kalendar uz opcije pregleda, podnošenja i odobravanja zahteva)
- Napredna pretraga (filtriranje rezultat pretrage)
- Integracija sa Office aplikacijama (rad na dokumentima direktno u Office aplikacijama uz sinhronizaciju sa portalom )
- Integracija sa eksternim izvorom podataka (mogućnost povezivanja sa postojećim bazama ili sistemima)
- Upravljanje pravima korisnika (definisanje prava i dozvola do nivoa pojedinačnih stavki)
- Upravljanje kontaktima (zajednička lista kontakata)
Zanimljivo je napomenuti opcije povezivanja Microsoft Outlook aplikacije sa eKancelarija portalom u cilju razmene dokumentacije, kalendara, kontakata i zadataka, pri čemu sve navedeno može biti deo Outlook mail klijenta. Sve izmene se automatski sinhronizuju, a u slučaju istovremenog rada više korisnika nad istim dokumentom prikazuju se obaveštenja sa imenima lica koja su trenutno aktivna.
eKancelarija je pre svega intranet portal, odnosno portal namenjen zaposlenima u okviru organizacije, ali tehnička postavka podrazumevano ima uključene opcije i za kreiranje javnog dela portala, tj. internet stranice pri čemu se određuje sadržaj koji može biti javno dostupan. Na ovaj način se obezbeđuje jedno rešenje za dve grupe korisnika: zaposlene kao interne korisnike i klijente, saradnike ili posetioce kao eksterne korisnike.
Više informacija: Extreme d.o.o., Đorđa Vajferta 74, 11000 Beograd, Srbija, Tel/Fax: +381 11 3836 941, softver@extreme.rs, www.extreme.rs
